VERUM GmbH: Unsere Leistungen
VERUM Vertrags Datenbank/ Contract Management
Abstract
In der Digitalisierung werden häufig nur die wichtigsten Prozesse und Funktionen digitalisiert. Unserer Ansicht nach gehört auch ein vernünftiges digitales Vertragsmanagement gehört dazu. Es empfiehlt sich, das Vertragsmanagement mit dem dazugehörigen Dokumentenmanagement zu kombinieren.
VERUM Vertragsdatenbank/ Contract Management
Ein professionelles Vertragsmanagement optimiert die Datentransparenz, die Nutzung der Verträge, erweitert die Funktionalität und sollte eine praktische Vorgangsakte mit Dokumenten enthalten. Ferner solle es standardisierte Vertragsbausteine sowie Standardverträge enthalten, auf die die Einkäufer jederzeit zugreifen können. Vertragspartner, Wiedervorlagen, Workflows, Ansprechpartner, Telefonnummern und Dokumente sind so für die jeweils Verantwortlichen oder Vorgesetzten schnell ersichtlich und nicht mehr nur im „Know-How“ von einzelnen Einkäufern oder Verantwortlichen, was schnell auch zu unangenehmen Abhängigkeiten führen kann. Die hierdurch erhältliche Transparenz ist in der heutigen extrem schnelllebigen Zeit unerlässlich.
Die VERUM kann hier auf einschlägige langjährige Erfahrung zurückgreifen und hilft Ihnen gerne in der Auswahl, Vorbereitung und Implementierung eines solchen Systems.
Vertrags Management mit dem dazugehörigen Dokumenten Management
Vorteile
Der große Vorteil liegt in den abgelegten Metadaten der Verträge und der wichtigen Dokumente/Briefe zu den Verträgen. D.h. z.B. die Zeitpunkte für im Vertrag festgelegte neue Staffelpreise, Kündigungstermine, Neuausschreibungen etc. können nicht mehr untergehen oder vergessen werden. Eingestellte Alarme, die rechtzeitig an Einkäufer und Vorgesetzte gehen, verhindern dies absolut zuverlässig. Dies ist z.B. besonders bei Mietverträgen etc. hilfreich. Eine vergessene Kündigung, eine Verlängerung um ein Jahr z.B. bei Mietverträgen, kostet oftmals mehr als die ganze Vertragsmanagementsoftware.
Weitere Vorteile ist die Bündelung aller wesentlichen Informationen zu jedem einzelnen Vertrag und die einfache Weitergabe oder Übertragung z.B. an einen neuen Einkäufer durch das Ersetzen des alten verantwortlichen Namens. Sofort stehen dem neuen Verantwortlichen alle Verträge mit allen Details zur Verfügung.
Vorgehensweise :
- Analyse der Warengruppen / Benchmark-Analysen
- TCO-Betrachtungen / Make-or-Buy-Bewertungen
- Warengruppenstrukturierung
- Definition von Warengruppenstrategien/ Beschaffungsmarktstrategien
- Aufbau eines strategischen Lieferantenpools
- Erarbeitung von Bündelungspotenzialen
- Erstellung von Ausschreibungsunterlagen
- Erstellung von Entscheidungsvorlagen
- Durchführung von Vertragsverhandlungen
Ganzheitlich betrachtet – Alle Module im Überblick
Einkaufs-Organisation
Zu Beginn der Überlegungen steht meist die Grundausrichtung der Einkaufsorganisation, mit der Frage nach Zentralität bzw. Dezentralität. Die Bündelung von Prozessen und Warengruppen sowie wie die Ausgestaltung der Zusammenarbeit zwischen dem Einkauf und seinen unternehmensinternen Partnern / Abteilungen sind ein wichtiger Aspekt.
Beschaffungs-Prozesse
Ziel ist es schlanke und effektive Einkaufsprozesse zu gestalten, die die crossfuntionalen Partner eng einbeziehen und entsprechend digitalisiert und automatisiert ablaufen.
Warengruppen-Management
Ein wesentlicher Kernprozesse für den Einkauf ist das strategische Warengruppenmanagement. In diesem Bereich kristallisieren sich welche Vorteile zum Wohle des Unternehmens, monetär oder innovationsseitig, durch den Einkauf respektive die Lieferanten generiert werden können.
Lieferanten-Management
Das Lieferantenmanagement, mit den Kernprozessen Lieferantenauswahl, Lieferantenbewertung und -entwicklung unterstützt die Konzentration auf die besten Lieferanten und hilft so deren Leistung und Mehrwert zu steigern.
Einkaufs-Controlling
Ein maßgeschneidertes Einkaufscontrolling bildet ein wichtiges Fundament für die zielgerichtete Weitereinwicklung. Hierfür werden die richtigen KPIs von uns dargestellt.
E-procurment / ERP-Systeme
Die Digitalisierung und Unterstützung der Prozesse durch e-Procurement-Lösungen hilft den Change abzusichern und die identifizierten Potenziale in den Beschaffungsprozessen zu heben. Das Portfolio reicht von der Datentransparenz, über Purchasing to Pay Lösungen bis hin zum Themenbereich Source to Contract.
Vertrags-/ Dokumentations-Systeme
Ein maßgeschneidertes Einkaufscontrolling …
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